EPS - Electronic Paper System - eine Individualsoftware für die Registrierung, Verwaltung und Bewertung von Abstracts (Entwürfen für Kongressvortragsthemen).
Die Software hat verschiedene Userrollen - Author, Reviewer, Administrator und bildet den gesamten Workflow ab von Registrierung über verschiedene Bewertungsstufen der eingereichten Abstracts durch zwei unabhängige Reviewer, der späteren qualifizierten Prüfung der Langtexte (Papers) und final den Export der genehmigten/verabschiedeten Vorträge für eine App oder die Nutzung in einer Wissensdatabase.
Der Admin mit seinen umfangreichen Userrechten hat die Oberhoheit über jeden Datensatz. So kann er im Falle nötiger manueller Korrekturen oder Umschlüsselungen von Topic(Themen)-Zuordnungen, von Reviewer-Bewertungen oder anderen nötigen Anpassungen ins System eingreifen.
Desweiteren hat der Admin verschiedenste Reportansichten, Filtermöglichkeiten und Report-Exports zu seiner Verfügung. Das System bietet zudem die komplette Kongress-Zeitplanung in form eines Session-Planing Modules, in dem Zeiteinträge, Raumbelegungen, Tages- und Stundenpläne inkl. Pausen, die Zuordnung der Themen-Topics und der einzelnen Vortrags-Paper möglich sind. Das Tool sieht dazu auch speziell konfigurierte hilfreiche Ausdrucke vor, für die vom Kunden vorgesehenen Präsenzmeetings zur Diskussion der mehreren hundert Topics und zur Finalisierung der Sessions- und Kongresszeitplanung, die aufgrund der Konzeption des Tools live während der Session-Planung erfolgen kann.
Der Author wird nach erfolgter zweistufiger Registrierung und Authentifizierung aufgefordert seine Abstracts ins System zu erfassen, ein Themengebiet des Kongresses (Topic) zuzuordnen, etwaige Co-Autoren zu erfassen und zuzuordnen und seinen Abstract zur Bewertung zu übermitteln.
Im Zuge der Bearbeitung sind verschiedene Bewertungen möglich - ACCEPTED - ACCEPTED - but needs Changes - DECLINED. Das System kann mehrstufige Trxtanpassungen durch den Author abbilden und die beiden zugeordneten Reviewer über die jeweils aktuellen notwendigen Schritte informieren.
In der Grundkonfiguration wurden auf Kundenwunsch die Reviewer redundant angelegt, könnten jedoch auch auf einen einzelnen Reviewer reduziert werden. Die Bewertung eines eingereichten Abstracts muss bei beiden Reviewer übereinstimmen, damit der Abstract akzeptiert oder abgelehnt werden kann.
Hierfür sind innerhalb der Abstracts Kommunikationsmöglichkeiten über die eigentliche Bewertung hinaus über Direct-Messages an den Co-Reviewer oder an den Author vorhanden. Die Reviewer haben verschiedene Punkte zu bewerten: Inhalt des Abstracts (oder später Papers), Einstufung als POSTER oder PRESENTATION (Art der Präsentation) und die korrekte Themenzuordnung zu einem Kongress-seitig vorgegebenen Topic. Im falle der falschen Topic-Auswahl des Authors ist eine systemseitige automatisierte Weitergabe durch die Reviewer an ein anderes Topic möglich - inkl. der dann neu erfolgenden Zuordnung zum für das neue Topic zuständige Reviewerpaar.
Das System informiert auch jederzeit in eigenen übersichten über den Stand der Bearbeitung aller diesem Reviewer zugeordneten Abstracts oder Papers und der Versionsstände der enthaltenen Texte.
Sämtliche Kommunikation und Vesionierung wird dem Abstract/Paper zugeordnet, so dass diese bei Übergabe in ein neues Topic auch den neuen Reviewern zur Verfügung steht.